Muitos dentistas formados, após trabalharem em clínicas, acabam optando por abrir um consultório próprio ou em parceria com colegas de profissão. Mas não é somente de assuntos de saúde que um consultório se faz. Administração também é um fator essencial para um bom funcionamento do negócio e, consequentemente, um bom atendimento aos pacientes. Mesmo sendo essencial para a manutenção do consultório de odontologia, essa realidade ainda é um pouco distante desse tipo de negócio, principalmente para os pequenos e médios consultórios. O foco ainda é a otimização dos processos ligados somente à saúde e atendimento.
Por conta disso, existem algumas estratégias de otimização da gestão de consultório que ajudam na administração desse tipo de negócio. A tecnologia se apresenta como uma forte aliada para essa otimização, por conta da rapidez e pelos processos modernos que possibilitam que os profissionais de odontologia, principalmente os donos de pequenos consultórios, não tenham que se dedicar tanto a esse tipo de trabalho.
A gestão nada mais acrescenta do que as pilastras essenciais para a manutenção do consultório, como a melhoria da produtividade, organização dos processos de toda a clínica, praticidade e, consequentemente, agilidade no atendimento, além de um maior controle sobre os atendimentos, clientes, horários, financeiro, pessoal etc.
O início da otimização da gestão de consultório
Para dar início a uma boa gestão no seu consultório odontológico é preciso, antes de qualquer coisa, analisar o cenário atual da gestão da clínica. Se perguntar sobre como a sua equipe está dividida, analisar se os atendimentos são rápidos e satisfatórios, se os procedimentos internos interferem no atendimento, se o tempo para localizar arquivos e documentos é exagerado ou não, calcular as porcentagens de faltas de pacientes às consultas e o sistema de agendamento, entre outras primeiras análises.
Após responder esses tipos de questionamentos, é preciso analisar se as mesmas indicam mais problemas do que soluções até então. Fazer novos questionamentos a partir disso, faz parte do processo de montagem de uma gestão. Esses procedimentos estão sendo satisfatórios para o negócio e para o atendimento? O que então precisa ser melhorado, o porquê e como irei fazer isso?
Se a resposta da primeira pergunta for não, é sinal de que você realmente precisa realizar uma otimização da gestão de consultório. Para isso, algumas ações podem ser tomadas pelos donos, que passam a atuar como gestores do próprio negócio. Ou se preferir contratar um profissional especializado, este fará isso acontecer.
Digitalizando os processos
Um dos primeiros passos mais recomendados, é passar a digitalizar todos os documentos e papeladas presentes no consultório. Impressões desnecessárias, só causam gastos também desnecessários de papel e cartucho, além da manutenção da impressora. Sem contar com a perda de tempo dos funcionários para essa atividade. Além disso, procurar papéis em arquivos, prejudica o andamento do atendimento e atrasa todos os procedimentos.
A visualização dos arquivos dispostos num sistema comum para todos os atendentes, além de agilizar o atendimento e a busca por estes, torna tudo mais seguro ao proteger e evitar perdas de dados dos pacientes. Isso nada mais é do que desburocratizar as atividades. O uso do dispositivo nuvem, também é uma solução segura atualmente.
O prontuário tornar-se digital é um dos pontos-chave desse processo. Sendo de acesso mútuo pelos atendentes e pelos dentistas, é possível administrar melhor a gestão do tempo no consultório, dos agendamentos de consultas, cancelamentos e remarcações de horários, a anamnese e diagnóstico dos pacientes, preencher receitas a partir desse fácil acesso às informações pessoais etc.
Financeiro sob controle
Um dos problemas mais encontrados em quase todos os tipos de negócio, é como gerir o dinheiro ganho e gasto e a falta de um planejamento financeiro. No caso de consultórios e clínicas, essa preocupação não é diferente, uma vez que esses ganhos e esses gastos também são em grande escala. Para isso, o melhor a ser feito é instalar, com a ajuda de um grupo de profissionais de Tecnologia da Informação (TI), um software especializado em gestão financeira.
Este deve apresentar uma previsão dos gastos, quando e em que serão aplicados, recibos e possibilitar o equilíbrio entre o que se tem de receita e o que se gasta. Isso se aplica em relação aos gastos de compra de material para uso diário e o gasto com o pessoal.
É recomendável, aliado à isso, a ajuda de um especialista financeiro para auxiliar nesse controle.
O fluxo de caixa em um consultório é alto e precisa ser gerido afinco. Através da análise correta dos números, é possível decidir junto com esse profissional, o que melhorar e como realizar isso de maneira econômica e inteligente.
Poupar é essencial
Atualmente, por conta da crise econômica que o nosso país está enfrentando, devido a pandemia do Coronavírus, economizar é essencial em qualquer negócio. Manter um fundo de reserva é importante para se precaver contra despesas inesperadas, como alguma obra urgente, pagamento de indenizações, demissões etc., sem contar com o gasto anual dos compromissos sociais com os funcionários, como férias e 13º salário.Saber utilizar os materiais no dia a dia também é essencial. Usar de maneira consciente os materiais usados nos atendimentos e na manutenção do consultório ajuda na economia financeira e evita desperdícios. Para isso, é necessário realizar reuniões e aconselhamentos constantes com os funcionários, sejam eles os auxiliares de atendimento, secretaria, até os profissionais de limpeza.
Satisfação dos pacientes
Realizar constantemente uma pesquisa é algo muito relevante para uma boa gestão. Saber como seus pacientes avaliam o seu atendimento e do restante da equipe, em todos os setores, é essencial. A partir disso, os gestores dos consultórios devem analisar essas respostas para melhorar os pontos fracos e enaltecer os fortes. Isso também credita o consultório como atento às questões e demandas dos clientes.
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