É bastante comum na área de odontologia os profissionais optarem por abrir seu próprio consultório. Contudo, quando se abre a própria clínica odontológica, uma nova tarefa é atribuída a estes especialistas – e que muitos deles não avaliaram antecipadamente: a gestão do consultório odontológico. Isso porque, para uma clínica prosperar, não basta ser um bom profissional, é importante aplicar estratégias adequadas.
O fato de muitos destes dentistas não terem se especializado em administração de empresas enquanto cursavam a faculdade de Odontologia não deve se tornar um obstáculo para que eles conduzam corretamente seu consultório. Além disso, existe a possibilidade de atualização profissional realizando cursos específicos. Vale destacar que a experiência diária também contribui e muito para os aperfeiçoamentos.
Desta forma, neste artigo elencamos 10 dicas para o profissional da odontologia que precisa gerenciar seu consultório.
O que aplicar na gestão do consultório odontológico
Veja abaixo as dicas que se empregadas em sua rotina, podem deixar o trabalho mais simples.
1. Coloque o atendimento em primeiro lugar
O bom relacionamento entre o dentista e seu paciente é imprescindível para que o consultório tenha um bom funcionamento. Por isso, tenha sempre em mãos o seu histórico, não apenas na clínica, mas também na sua casa e nas ruas.
Desta maneira, o profissional estará proporcionando um atendimento personalizado e muito mais eficaz. Para isso funcionar, é importante aliar a tecnologia no processo.
2. Modernize a sua agenda
Para evitar confusão na hora de encaixar pacientes ou desmarcar consultas, o recomendado é substituir a tradicional agenda de papel por uma agenda eletrônica. Esta ferramenta por sua vez, serve não só facilitar a organização dos compromissos, mas também ajuda na visualização em dispositivos móveis como celulares e tablets, a qualquer momento e lugar.
O principal benefício deste sistema é evitar que a recepcionista erre, agendando duas consultas em um mesmo horário, por exemplo.
3. Aperfeiçoe o tempo de sua recepcionista:
Tanto a rotina do dentista quando a de sua secretária é bem atribulada. Sendo assim, quanto mais conseguir adiantar as tarefas da recepção, mais efetivo será o atendimento – e seu paciente ficará mais satisfeito.Para agilizar este processo, é necessário investir em outros recursos além das agendas eletrônicas. Existem programas de gestão que possibilitam que o próprio paciente, através do site do consultório, confira os horários disponíveis para efetuar seu agendamento em sua própria casa, evitando o deslocamento até a clínica e telefonemas.
Lembre-se que saber gerir o tempo no consultório, é ser mais produtivo.
4. Invista em marketing digital
Quem possui um negócio sabe que o marketing é a sua alma. Sem a sua aplicação, o empreendimento simplesmente não é visto. Portanto, para que o seu consultório odontológico seja reconhecido e as pessoas procurem pelo seu serviço, é fundamental investir em marketing, principalmente no digital, que é a estratégia mais utilizada atualmente.
O marketing de conteúdo pode gerar tanto artigos (para canais e redes sociais) quanto vídeos e outros formatos de informação, fazendo com que o negócio se torne uma autoridade na área. Contudo, é importante ficar alerta às regras impostas para a área da saúde.
5. Simplifique a avaliação dos relatórios da clínica
Criar planilhas para estabelecer a disposição dos valores dos serviços ou pacientes requer muito tempo, podendo ser bastante desgastante. É por esta razão que este segmento também conta com o auxílio de programas de gestão do consultório odontológico, que simplificam e tornam a montagem dos relatórios mais efetiva e rápida.Com o uso de um software, o dentista pode criar relatórios e verificar outros dados com facilidade. Estes dados por sua vez, possibilitam que a tomada de decisões seja executada de forma mais assertiva e que a administração do consultório seja mais apropriada.
6. Disponha todos os registros em um único local
Aquela organização dos arquivos armazenados em diversas gavetas do consultório odontológico ficou no passado. Hoje, todos os dados e registros podem ser guardados em um único local, visando a sua organização e fácil acesso: Na nuvem.
A computação em nuvem nada mais é do que um espaço virtual onde as informações são armazenadas com total segurança, podendo ser acessadas a qualquer instante e em qualquer lugar que possua acesso à internet. Este recurso acaba com a antiga necessidade de guardar todos os arquivos físicos.
7. Sistematize seus documentos de faturamento
Quer gastar pouco tempo finalizando os faturamentos mensais e dos diversos planos odontológicos? O segredo está em um software de controle de qualidade. Os melhores programas criam arquivos XML e guias, com base nas informações registradas anteriormente. Desta forma, evita-se de digitar novamente os dados, sem risco de erros e falhas.8. Utilize os dados do consultório a seu favor
Faça uso das informações do seu consultório para criar estratégias de marketing, e partir daí, fidelizar seus pacientes e conquistar outros novos. Com isso, é possível reconhecer o perfil do seu público, suas necessidades e reclamações para gerar empreitadas certeiras.
Neste ponto, vale destacar que o marketing do profissional/paciente é um recurso usado para acrescentar valor ao seu paciente, além de contribuir na estruturação do consultório, encaminhando maior retorno para os parceiros.
9. Adiante seu controle financeiro
Um bom recurso digital pode auxiliar na criação e manutenção do fluxo de caixa em um consultório odontológico, constituindo a entrada e saída de capitais. A ferramenta também ajuda a medir até o próprio desenvolvimento do negócio.Desta maneira, pode-se reconhecer os setores que estão necessitando de mais recursos e aqueles cujas despesas podem ser diminuídas, elevando a eficiência na utilização dos recursos financeiros.
Vale destacar que não é recomendado fazer a retirada do dinheiro em caixa para gastos pessoais, afinal, independente da quantia retirada, ela pode resultar em falhas no fluxo de caixa da clínica e prejudicar a gestão do consultório odontológico. Por isso, conte sempre com um planejamento financeiro para uma boa previsibilidade.
10. Trabalhe a fidelização do paciente
O consultório odontológico deve mostrar que se importa com todos os seus pacientes. Trata-se de uma excelente tática de fidelização. Para isso, faça uso do software de gestão para coletar os dados cadastrais e assim, encaminhar mensagens relembrando consultas.
Esta prática também se faz necessária, pois é muito comum pacientes faltarem à consulta por conta de esquecimento.
Estas são as 10 dicas que irão auxiliar na gestão do seu consultório odontológico. Gostou deste artigo? Então não deixe de conferir as demais publicações, na área de gestão para dentistas e, não perca mais nenhuma dica para o seu negócio.
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